Indien u onverhoopt ontevreden bent over gedragingen of uitlatingen van een behandelaar en/of overig personeel van DKP, kunt u zich wenden tot die persoon of personen zelf.
Indien dat niet tot een oplossing leidt, of indien u direct gebruik wil maken van de interne klachtenprocedure van DKP, dan is de gang van zaken als volgt:
- Een klacht kan schriftelijk bij DKP worden ingediend via klachtenfunctionaris@dkp.nl.
- Een klacht heeft betrekking op gedrag of uitlatingen van een behandelaar en/of overig personeel van DKP.
- De klager geeft zo helder en duidelijk mogelijk weer om welke feitelijke gebeurtenissen het betreft, wanneer deze plaatsvonden en welke persoon of personen van DKP betrokken waren.
- De klacht wordt binnen maximaal zes weken inhoudelijk in behandeling genomen door de klachtenfunctionaris.
- Als eerste stelt de klachtenfunctionaris de klager in de gelegenheid zijn/haar visie op het gebeuren te geven.
- De klachtenfunctionaris hoort vervolgens de betrokkene(n) van DKP over het gebeuren.
- De klachtenfunctionaris faciliteert daarna, indien zowel klager als de betrokkene(n) van DKP daaraan mee willen werken, een gesprek met alle betrokkenen om de klacht helder over te brengen en de mogelijkheden te onderzoeken om de klacht op te lossen.
- De klachtenfunctionaris stelt klager en DKP vervolgens schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van de klachtenbehandeling (inclusief de al dan niet bereikte oplossing). De klachtenfunctionaris kan daaraan een advies aan DKP koppelen omtrent te nemen maatregelen.
- Indien klager en/of betrokkenen geen gezamenlijk gesprek willen, dan stelt de klachtenfunctionaris -bij die stand van zaken- de klager en DKP schriftelijk op de hoogte van de bevindingen van de klachtenbehandeling. De klachtenfunctionaris kan daaraan een advies aan DKP koppelen omtrent te nemen maatregelen.
- DKP stelt binnen vier weken na ontvangst van de rapportage van de klachtenfunctionaris, klager en klachtenfunctionaris in kennis van de eventuele gevolgen die zij daaraan verbindt. Mocht onverhoopt na het doorlopen van bovenstaande interne klachtenprocedure de klacht niet zijn opgelost, dan is er vervolgens een externe klachtenprocedure mogelijk, waarbij de klager zelfstandig contact dient op te nemen: DKP is lid van de Geschillencommissie (https://www.degeschillencommissie.nl). De klager is vrij om de interne procedure bij DKP te volgen. Hij kan uiteraard ook direct contact opnemen met de geschillencommissie.